Strukturiertes Arbeiten: So einfach geht’s!

Strukturiertes Arbeiten erleichtert den Büro-Alltag. Ungelesene E-Mails im zweistelligen Bereich, Telefonklingeln, private Handygespräche der Kollegen, Plaudereien an der Kaffeemaschine. Wie viel Zeit verbringen Sie im Büro eigentlich mit tatsächlicher Arbeit? An manchen Tagen ist es erstaunlich wenig.

Die anfallenden Aufgaben sinnvoll zu planen, kann helfen den Arbeitsalltag leichter zu machen. Zeitmanagement ist das Zauberwort. Mit einigen simplen Tricks kann es gelingen, Arbeitsabläufe zu optimieren und so den Tag stressfreier zu gestalten.

Strukturiertes Arbeiten in 7 einfachen Schritten!

Priorisieren

Bevor Sie mit der Arbeit starten, sollten Sie überlegen, welche Aufgabe die wichtigste ist. Für effektives Zeitmanagement ist das der wichtigste Tipp. Falls Sie jetzt sagen „Das ist doch nichts Neues!“ – Richtig, aber halten Sie die Priorisierung auch immer über den ganzen Tag durch? Sich das Priorisieren immer wieder ins Gedächtnis zu rufen ist wichtig – und natürlich sollten Sie dann auch bei der wichtigsten Aufgabe bleiben und sich nichts anderes dazwischen schieben (lassen).

Ziele definieren

Sind die Prioritäten geordnet, dann heißt es: Ein klares Ziel festlegen. Denn ohne dieses Ziel verlieren wir nur allzu schnell aus den Augen was wir eigentlich wollen. Und schwupps, sind wir stundenlang mit Dingen beschäftigt, die wir eigentlich heute gar nicht machen wollten. Zieldefinition und Priorisierung gehen in der Regel Hand in Hand.

Keine To-Do-Listen

Für viele ist die To-Do-Liste das Mittel der Wahl, um die Arbeit zu organiseren – egal ob auf dem Papier oder elektronisch, das Ergebnis ist das Gleiche und auch das Problem: bei vielen Einträgen auf der Liste hat man schnell das Gefühl, dass es nicht voran geht. Die Übersichtlichkeit leidet und es kann sehr demotivierend wirken, wenn man ständig einen riesigen Berg von Arbeit vor sich sieht, der nicht kleiner wird. Tipp: Aufgaben, die weniger als zehn Minuten benötigen, sollten nicht auf die Liste gesetzt, sondern sofort erledigt werden.

Fokussieren

Multitasking ist ein Mythos, haben Experten herausgefunden. Das menschliche Hirn ist nicht in der Lage, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Sobald man versucht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen, nimmt automatisch die Effiktivität ab. Man wird langsamer, vergesslicher und weniger kreativ. Der wichtigsten Aufgabe sollten Sie deshalb Ihre ganze Aufmerksamkeit widmen, dann wird sie schnell erledigt sein. Aus diesem Grund ist strukturiertes Arbeiten besonders wichtig.

Aufgaben beenden

Haben Sie eine Aufgabe begonnen, sollten Sie diese auch beenden. Wenn Sie sich selbst immer wieder unterbrechen, müssen Sie sich bei jedem Neustart neu in das Thema eindenken. Das kostet Zeit. Wenn es bei komplexen Aufgaben schwer fällt, sehr lange Zeit am Stück „freizuschaufeln“, dann sollten sie das Projekt in mehrere kleine Aufgaben unterteilen. Und diese dann ungestört und fokussiert erledigen. Übrigens setzt unser Hirn auch bei Teilerfolgen Endorphine frei – und so ein kleiner hormoneller Glücksschub beflügelt ungemein.

Eigene Hochs nutzen

Der eine ist am frühen Morgen produktiv, der andere braucht bis zum Nachmittag, um munter zu werden. Schätzen Sie sich selbst ein: Wann sind Sie produktiv und wann eher nicht? Wichtige Aufgaben sollten also am besten in Zeiten eines Leistungshochs bearbeitet werden. Und schon geht alles viel schneller von der Hand.

„Nein!“ sagen

Simpel, aber sehr wichtig: einfach mal „Nein!“ sagen. Wenn Sie den Schreibtisch sowieso schon voll haben, kann ein „Kannst du mal eben …?“ jeden noch so gut organsierten Menschen aus der Bahn werfen. Lassen Sie sich nichts aufschwatzen und sagen Sie im richtigen Moment „Tut mir leid, schaffe ich nicht mehr.“

Strukturiertes Arbeiten ist nach diesen Schritten ganz einfach! Probieren Sie es aus! Tipp: Ordnung auf dem Schreibtisch trägt außerdem zu einer entspannten Atmoshphäre bei.